Mô tả công việc

• Travel with the GM to take notes or dictation at meetings or to provide general assistance (if

required);

Đi cùng với TGD để ghi chép hoặc hỗ trợ tại các cuộc họp hoặc để cung cấp hỗ trợ chung

(nếu được yêu cầu);

• Meet and greet visitors at all levels of seniority;

Gặp gỡ và chào hỏi khách ở tất cả các vị trí.

• Organize and maintain diaries and make appointments;

Tổ chức và theo dõi nhật ký và đặt lịch hẹn;

• Produce documents, briefing papers, reports and presentations when required;

Soạn thảo các tài liệu, giấy tờ giao ban, báo cáo, thuyết trình khi được yêu cầu;

• Organize and attend meetings and ensure the GM is well prepared for meetings;

Tổ chức và tham dự các cuộc họp và đảm bảo GD chuẩn bị tốt cho các cuộc họp;

• Work closely with management;

Phối hợp chặt chẽ với quản lý;

• Handle all admin tasks related to expat (work permit Visa etc..)/Xử lý tất cả các công việc

hành chính liên quan đến người nước ngoài (giấy phép lao động, visa, v.v.)

• All other tasks that the GM would require/Các công việc khác theo yêu cầu của Tổng Giám

đốc..

Admin Executive/ Hành Chánh

1. Administrative Support/Hỗ trợ hành chính:

• Provide administrative support to senior management and other departments as needed./Cung

cấp hỗ trợ hành chính cho ban lãnh đạo và các phòng ban khi cần thiết.

2. Records and Documentation/Lưu trữ và sắp xếp tài liệu:

• Maintain accurate and organized records, files, and documentation, both in physical and

digital formats/Duy trì hồ sơ, tài liệu chính xác và có tổ chức, cả dưới dạng giấy và kỹ thuật

số.

• Ensure confidentiality and security of sensitive information/Đảm bảo bảo mật và an toàn

thông tin nhạy cảm.

• Assist with filing, data entry, and updating company databases/Hỗ trợ công việc lưu trữ, nhập

liệu và cập nhật cơ sở dữ liệu công ty.

3. Travel and Accommodation Arrangements/Sắp xếp Công tác và Lưu trú:

• Coordinate travel arrangements for staff, including booking flights, hotels, and

transportation/Phối hợp sắp xếp chuyến công tác cho nhân viên, bao gồm đặt vé máy bay,

khách sạn và phương tiện di chuyển.

• Prepare travel itineraries and ensure all necessary arrangements are in place for business

trips/Chuẩn bị lịch trình chuyến đi và đảm bảo các sắp xếp cần thiết cho chuyến công tác.

4. Event Coordination/Điều phối Sự kiện:

• Assist in planning and organizing company events, meetings, and conferences/Hỗ trợ lên kế

hoạch và tổ chức các sự kiện, cuộc họp và hội nghị của công ty.

• Coordinate logistics for events, including venue selection, catering, and equipment

setup/Phối hợp logistics cho sự kiện, bao gồm chọn địa điểm, phục vụ ăn uống và setup thiết

bị.

• Manage RSVPs and communication related to events/Quản lý việc xác nhận tham dự và các

thông tin liên quan đến sự kiện.

5. Compliance and Policy Adherence/Tuân thủ và Đảm bảo Chính sách:

• Ensure adherence to company policies, procedures, and legal regulations/Đảm bảo tuân thủ

chính sách, quy trình và quy định pháp lý của công ty.

• Assist in updating and implementing office policies and procedures/Hỗ trợ cập nhật và triển

khai các chính sách, quy trình văn phòng.

• Support internal audits and compliance checks as needed/Hỗ trợ kiểm tra và đánh giá nội bộ

khi cần thiết.

6. Team Collaboration/Hợp tác Nhóm:

• Work closely with other departments to support overall company objectives/Làm việc

chặt chẽ với các phòng ban khác để hỗ trợ mục tiêu chung của công ty.

• Participate in cross-functional projects and initiatives to improve office

operations/Tham gia vào các dự án, sáng kiến liên phòng ban nhằm cải thiện hoạt

động văn phòng.

7. Manage drivers and car arrangement/ Quản lý điều phối xe ô tô của Công ty:

• Car arrangement for business trip/ Điều phối xe của công ty phục vụ Nhân viên công

tác.

• Receive the car booking before 3 days for a long trip and 1 day for a short trip/Tiếp

nhận thông tin đặt xe đi Công tác của Nhân viên, phải đặt trước 3 ngày nếu công tác

tỉnh, 24h nếu công tác trong tỉnh.

• Check car status, arrange suitably to reduce the expenses as much as possible/Kiểm

tra tình trạng sử dụng, điều phối hợp lý nhằm giảm thiểu chi phí ở mức tối đa.

• Communicate to the user to borrow a car/ Liên lạc với người sử dụng xe để đặt xe và

điều xe cho nhân viên công tác.

• Arrange with driver and staffs/ Liên lạc với Tài xế và nhân viên công tác để báo lịch

trình.

• Arrange other ways in case no car is available/Sử dụng các phương tiện khác khi

không có xe công ty điều trong trường hợp không thay đổi được lịch công tác.

8. Manage Stamping/ Quản lý con dấu:

• Do stamping management process/ Thiết lập quy trình quản lý con dấu.
• Do stamping process/ Thiết lập quy trình đóng dấu.
• Do the process of controlling and saving documents/ Thiết lập quy trình kiểm soát và lưu giữ

hồ sơ sau khi đóng dấu.

Yêu cầu công việc

• Communication skills including interpersonal and networking skills

Kỹ năng giao tiếp bao gồm kỹ năng giao tiếp và kết nối cá nhân

• Excellent written and verbal communication skills in both English and Vietnamese.

Kỹ năng viết và giao tiếp bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt tốt.

• Ability to build strong relationships, engage and motivate teams

Có khả năng xây dựng mối quan hệ bền vững, gắn kết và thúc đẩy đội ngũ

• Experience with reporting and evaluating communication effectiveness

Có kinh nghiệm báo cáo và đánh giá hiệu quả truyền thông

• Familiarity with expat process/Hiểu biết về quy trình cho người nước ngoài.
• Ability to handle confidential information with discretion and reliability.

Có khả năng xử lý thông tin bí mật một cách thận trọng và đáng tin cậy.

• Bachelor’s degree or above.

Tốt nghiệp cử nhân trở lên.